項目管理工具主要就是為了項目的順利進展而出現的，自然功能也是圍繞其需要而制定。因此功能總的來說就是以解決項目的時間、規劃、任務、監管等需求為主，不同的企業項目根據自己的實際需要會對工具有另外的需求，那么只要根據自己需要去選擇，定能讓項目工具為自己項目管理工作提高效率。

　　一、簡單易上手不浪費項目工時

　　項目管理系統作為現代化的辦公軟件，自然是操作步驟越簡單，功能自身智能性越強越好。

　　這就是說，系統應讓外行人員也能較快的學會操作，不耗費工作人員過多時間。項目屬于團隊協作活動，參與執行的人對于軟件操作的能力參差不齊，若是一個輔助工具還需要不少人提前花費過多精力去研究學習，延長項目工時，那就有些得不償失了。

　　二、信息實時共享，進度實時掌控

　　項目的全流程管理是一個繁雜的過程，因此，項目參與者實時了解項目的最新進展、最新資料，是項目順利進行的重要因素。

　　同樣，整個項目過程從開始到結束，中間會涉及多個環節即任務節點與時間段。好的項目軟件能在具體時間節點提醒相關負責人實時交付自己任務，管控好整個過程進度。

　　三、可規劃需求、劃分職能

　　項目參與人員在明確需求后，運用項目管理軟件制定項目計劃，將任務依據輕重緩急，制定完成的時間順序;軟件會根據使用者習慣可選擇各種圖表展現任務時間軸，管理者也可將任務分派給相應負責人員。同時，根據直觀的時間線展示，大家可以隨時看到任務完成度，根據實際情況調整項目進度安排。

　　四、專業適配度高

　　這是企業考慮選擇一款項目管理系統最重要的因素?，F在許多項目軟件支持定制化，但如果軟件本身的功能就與自己企業適配度較高，在預算成本上也是一個選擇優勢。

　　為了項目有序的順利開展，大家對于任務需求制定、規劃、實時跟蹤、成本控制等知識掌握的越來越純熟。但對于大型項目而言，在實施過程中若沒有適配的項目管理軟件輔助使用，靠員工線下處理只會愈加繁瑣、讓項目進度受阻。