工作中，文檔已成為交流的主要依據，而文檔管理則成為項目管理控制中的主要組成部分，其具有嚴肅性、靈活性，必須更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文檔的管理工作是一項非常重要的工作。為確保項目尤其是重點項目文檔的完整、準確和有效利用，項目文檔管理顯得尤為重要，對此有以下幾點看法：

1、文檔是項目管理和監控的重要工具。文檔的延續性、長期性與全面性特點，特別是報告與進度文檔能讓管理者對項目的具體情況有全面和真實的了解。

2、文檔是工作成果的體現。文檔管理是不同項目小組進行交流的重要依據和項目工作運行的主要憑證。項目每個階段都需要輸出成果。比如需求調研、系統設計、系統測試等階段結束，都需要提供相應的成果文檔。項目工作隨著時間推移包含了多個階段，每個階段的輸出是下一個階段的輸入，上階段的成果輸出，影響下階段過程和產出。

3、文檔是項目制度規范的承載。項目文檔管理工作可為項目提供完整的文檔，以確保項目開展的質量。工作規范包括各種制度、規定、要求等，這些內容都通過文檔的形式表達和傳遞。無論人員如何變更，時間如何推移，這些文檔不會消失，只會更加詳盡、合理和完善。

4、文檔是項目共享知識庫。項目文檔不斷累計，形成知識庫，不僅可項目內部共享，還可以在項目組之間和公司內部分享，文檔的充分利用能使知識發揮更大的效益。

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