項目采購是指從項目或企業外部獲得貨物和服務的過程。它包含的買賣雙方各有自己的目的，并在既定的市場中相互作用。賣方在這里稱為供應商。

采購管理可以分為規劃采購管理、實施采購、控制采購和結束采購四個過程。前兩個過程是為了簽合同，后兩個過程是為了執行和關閉合同。項目采購是以合同為媒介，一方按合同規定提供貨物或服務，另一方按合同規定支付金錢或其他形式的報酬。

項目是綜合性很強的工作，需要各種專業人才，專業技術和專業物資。但是項目執行組織不可能擁有所需的全部人員、技術和物資，或多或少需要從外部組織采購。因此，采購工作成了整個項目工作的一個重要組成部分。項目采購包括很多方面的內容，具體有以下分類。

（1）按項目采購形態不同分為有形采購和無形采購。其中有形采購包括物品、材料的采購，無形采購包括服務采購。物料采購是指通過招標或其他方式采購項目建設所需投入物，如機械、設備、建筑材料等，以及與之相關的服務，如運輸、維修等；服務采購是指通過招標或其他方式采購服務，包括項目投資前研究、準備性服務、技術培訓等。

（2）按采購競爭程度不同分為招標采購和非招標采購。招標采購包括國際競爭性采購、有限國際招標和國內競爭性采購。非招標采購包括詢價采購、直接采購、自營工程等。項目采購對于整個項目管理系統，是不可或缺的部分，它起著以下重要作用。

（1）使公司的重點落在核心業務上。大部分公司并不是專門負責采購業務的，但是依舊有不少公司本應該把重點放在市場營銷、客戶服務以及新產品設計的核心業務上，卻在采購業務上投入了大量的時間和資源。因此，通過對項目采購的管理，有利于企業把重點放在核心業務上。
（2）降低項目成本，減少糾紛。能否經濟而有效地進行采購，直接影響到能否降低項目成本，也關系著項目未來的經濟收益水平。周密的采購計劃，不僅采購時可以降低成本，購買到合適的貨物或簽訂合適的服務合同，而且在貨物制造、交貨以及服務提供的過程中，可以減少糾紛。
（3）保證如期交貨。好的采購工作，應通過招標，在招標文件中對所采購的貨物或服務的技術規格、交貨日期等方面做出具體規定。這樣才能保證合同的實施，實現如期交貨、提供良好的服務，使項目按計劃實施。
（4）提高責任感。采購合同是一份要求賣方承擔提供一定產品或服務的責任、買方承擔付款給賣方的責任的互相約束的協議。一個內容全面的采購合同能分清責任，提高雙方的責任感。
（5）使采購工作透明化。項目采購工作涉及巨額費用的管理和使用，好的采購工作必須在講求經濟和效率的同時，實行透明度比較高的公開競爭性招標。如果沒有一套嚴密而規范化的管理程序，難免會出現貪污、腐敗或產生嚴重的浪費現象，給項目的實施帶來危害。