一個項目的范圍計劃可能制訂的非常好,但是在這個瞬息萬變的信息時代,想不出現任何改變幾乎是不可能的。
范圍確認
范圍確認是很重要的,很多人認為這是一個走過場的形式,但實際上認真執行這部分的工作是對項目經理最好的保護,在這部分工作中項目經理會向主要項目干系人陳述整個項目的目標、需要的資源、完成的時間和項目的品質這些事關項目成敗的內容,并得到這些干系人的認可,在清晰化這些問題后,日后在執行的過程中可以避免很多項目范圍不確定性造成的爭執。
范圍分解
計劃明確了,然而該做哪些事情似乎還是一把抓,因為完成項目本身是一個復雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然,最終得出項目的工作分解結構(WBS)。合適的范圍分解對項目成功十分關鍵,當范圍分解不恰當時,不必要地變更就不可避免地出現,很可能認為地造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利的后果。
比較常用的方式是以目標為依據,以結構化思維的思考方法來構建WBS,第一層是大的項目成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優點是結合進度劃分直觀,時間感強,評審中容易發現遺漏或多出的部分,也更容易被大多數人理解。
范圍變更
對變更的管理是項目經理必備的素質之一。變更并不可怕,可怕的是缺乏規范的變更管理過程。
范圍變更的原因是多方面的,如用戶要求增加產品功能、環保問題導致設計方案修改而增加工作內容等等。項目經理在管理過程中可通過范圍變更控制系統來確保變更的是在受控的情況下發生;通過使用監督績效報告來了解當前進展情況,分析和預測可能出現的范圍變更;使用補充計劃編制來對現有的計劃進行修正。
只有確保有一套嚴格、高效、實用的變更程序,在發生變更時遵循規范的變更程序來管理變更,才能保證變更是在受控的范圍內進行,并保證項目的順利完成。
以上的一些方法與思路是很多項目經理都很清晰的,但能否將這些要素認真地執行而又根據實際情況予以靈活變通,則是一面很好的體現項目經理功力的“照妖鏡”。