項目管理是有其專業性存在的，因此項目管理軟件也有著一些必備的功能特性。其實就是讓我們在選擇項目管理軟件前知道自己能夠花的錢、需要的人、不可少的功能等等。這也算是知己知彼的一種，吃透自己，完全了解自己的需要，當面對各型各色的軟件選擇時，大家才能準確排除不合適的，找到最適合自己企業項目的輔助工具。

　　數據圖標統計展現

　　數據報表是掌握業務全局的最佳展現方式，項目管理也不例外。無論是成本管理、質量管理，還是項目完成情況，都可以通過報表等來掌握全貌。項目軟件在數據統計展現上，不論是時間線、甘特圖或是圖表都能讓我們將整體信息清晰掌控。

　　職能結構，要分工明確

　　這里要說明清楚項目成員與這個項目相關的工作經驗、專業背景、學歷等。執行團隊的經驗與能力往往在很大程度上決定了項目的成敗，所以，這也是投資方非常關心的問題。

　　另外，要明確項目的管理結構。應該清楚的指明項目總負責人和其它各板塊的責任人。如果是兩個或多個機構合作完成一個項目，還要說明各機構的分工。

　　簡化進度管理監控

　　一個正常的項目流程包括啟動、策劃、執行、監測控制、收尾等5個階段，每個階段都有不同的事情要處理。尤其是在執行和監測階段，管理更為復雜，因此項目進度的把控是比較難做處理的。一個好的項目管理軟件，可以讓你對項目進度一目了然，幫你在管理各項事務方面做到游刃有余。

　　成本預算，需測算明晰

　　這里要敘述和分析各項預算數據、總成本與各分成本，包括人員、設備的費用等。其中，人員經費可能包括工資、福利和咨詢專家的費用等;非人員經費包括差旅費、設備和通訊費等。

　　上面提到的是支出，還有一個項目產出效益也很重要。你越明確地算出單位成本的投入可以產生的效益，就越能說明你的方法的優越性，也就越能得到資助方的同意。另外，與項目相關的財務與審計方法也要在這部分中提到。

　　順暢的溝通流程機制

　　前面已經說到項目管理其實是十分復雜的過程，項目管理中我們需要不斷與團隊其他團隊成員進行溝通來確定項目的進展。因此，軟件中良好溝通協作功能是必須的，它將有助于保證整個團隊的信息暢通。所有使用者都可以通過軟件上的溝通渠道、流程機制等進行信息的實時分享與反饋。