任何事情,想要有高的成功率,提前做好計劃都是一項有效手段。因此想要想管理好項目范圍,同樣也需要做好計劃,這不僅利于對項目范圍管理,同時也是對整個項目管理過程有益的。
那么,范圍計劃中應該包含哪些內(nèi)容呢?不同的計劃詳盡程度自然不一樣,一般來說要求包括:范圍說明、詳細依據(jù)、范圍管理計劃,其中范圍說明和范圍管理計劃必須包含在內(nèi)。
范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進行的項目工作(項目范圍)漸進明細和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息,這些信息包括:產(chǎn)品描述、項目章程、約束條件、假定。首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作,這是一個漸進清晰的過程;項目章程也是非常主要的依據(jù),通常它對項目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定,范圍計劃在此基礎上進一步深入和細化;約束條件是制約項目管理團隊選擇的因素,如資金、完成日期等等;假定是被認為是真實、現(xiàn)實獲確定的因素,項目團隊需要經(jīng)常驗證所用的假定。
范圍說明是指在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識,作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標。
項目論證是商家的既定目標,要為估算未來的得失提供基礎;項目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況;項目可交付成果一般要列一個子產(chǎn)品級別概括表,如:為一個軟件開發(fā)項目設置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學習程序等。
任何沒有明確要求的結果,都意味著它在項目可交付成果之外。項目目標是要考慮到項目的成功性,至少要包括成本、進度表和質(zhì)量要求,而這部分在實際操作中的變化是最大的,也是最難規(guī)范的部分。因此,項目經(jīng)理經(jīng)常要面對客戶提出的這樣或那樣的項目成果,如何防止項目成果的不受控地不斷增加是項目經(jīng)理要認真考慮的主要問題之一。
項目目標應該有標志,如:成本、單位等;絕對的或相對的價值。清晰的項目目標有助于項目的按要求完成,而不可量化的目標,如:客戶的滿意程度的提高等,則要承擔很高的風險。
范圍管理計劃是描述項目范圍如何進行管理,項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應該包括一個對項目范圍預期的穩(wěn)定而進行的評估,如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少?范圍管理計劃也應該包括對變化范圍怎樣確定,變化應歸為哪一類(當產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。
由上可見,具體的項目范圍計劃想要成功制定清楚,涉及的項目各方面是很廣泛的,因此需要做的事情是很多的。所以相關執(zhí)行人員更應對項目進行全面了解,讓范圍管理更為成功。