通過”不打無準備之戰“的方法,將風險盡量扼殺在搖籃里,讓其對項目的影響降至最低,是管控風險的有利方法。
有了各類規章文檔、計劃作為依據后,大家在進行風險識別時也不會似無頭蒼蠅,而是有了明確的邏輯流程和著手之處。
文檔核驗
首先是基本的工作,即對項目文檔(包括各種計劃、假設條件、以往的項目文檔、協議和其他信息)進行結構化審查。項目計劃的質量,以及這些計劃與項目需求和假設之間的匹配程度,都可能是項目的風險指示器。
當項目經理獲得了以上提到的文檔后,應當開始進行文檔審查,找出各文檔之間是否有矛盾、紕漏之處。
信息收集
(1)頭腦風暴
這是項目團隊常見的信息收集技術,但項目經理需要注意組織過程。長時間無組織的頭腦風暴只會浪費時間,并不能得到解決問題的方法,甚至會衍生更多的問題。
當我們獲得多種方案時,需要在最終確定一個方案,其他人員可以持反對意見,但要保證對結果的服從。
(2)德爾菲技術
德爾菲技術是組織專家達成一致意見的一種方法。項目風險專家匿名參與其中,組織者使用調查問卷就重要的項目風險征詢意見,然后對專家的答卷進行歸納,并把結果反饋給專家做進一步評論。
這個過程反復幾輪后,就可能達成一致意見。德爾菲技術有助于減輕數據的偏倚,防止任何個人對結果產生不恰當的影響。
假設分析
假設分析是檢驗假設條件在項目中的有效性,并識別因其中的不準確、不穩定、不一致或不完整而導致的項目風險。
圖解技術
項目管理因其本身就是邏輯思維系統,因此從早期開始就經常會運用到各種展現邏輯關系的圖文工具。
(1)因果圖。又稱石川圖或魚骨圖,用于識別風險的起因。
(2)系統或過程流程圖。顯示系統各要素之間的相互聯系及因果傳導機制。
(3)影響圖。用圖形方式表示變量與結果之間的因果關系、事件時間順序及其他關系。
專家判斷
擁有類似項目或業務領域經驗的專家,可以直接識別風險。項目經理應該選擇相關專家,邀請他們根據以往經驗和專業知識指出可能的風險,需要注意專家的偏見。