不管是文本資料的準備，還是背景了解，或是中間流程銜接工作等等，都是一些非重點的不可或缺工作，雖然不會直接作為一個重要環節，卻也會對項目進度產生影響，需要項目管理者注意完成。

　　準備工作從來不怕做多了，項目管理工作中，準備的越充分，進展就會越順利，項目的完成質量也會的到提升。那么，管理者應怎樣利用在線項目管理軟件功能做好項目前期的準備事宜呢?

　　項目背景了解，合同文本審核

　　項目經理需要對項目整個執行過程負責把握項目執行的全過程，故需要熟悉項目的全部內容包括技術方案、合同范圍、系統結構以及項目的背景等等細節以便能更好的處理協調好內外部的關系，帶領項目組按時優質的完成項目。

　　項目經理首先要仔細閱讀合同技術協議包括項目的評審記錄以了解項目所要完成的任務并掌握項目的技術要求，查閱招投標書能使項目管理師了解前期項目的背景。

　　審核資料文檔、制定項目計劃

　　項目經理在項目的執行過程中對整個項目的執行負責并起到技術把關作用，根據要求項目經理要仔細審核項目工程師填寫的采購單、施工圖紙等。

　　根據項目的進度及交貨時間，應當制定項目執行的工程計劃，并根據計劃合理安排時間協調好各個環節的工作。

　　項目啟動會議，核對協調細節

　　項目拿到后，項目經理就要盡早召集相關人員召開項目啟動會，會議主要是商務人員將前期的項目情況交接給項目組，以便項目組能對項目有個初步的了解，同時在會議上確認項目的技術要求及合同的供貨范圍、用戶的技術商務聯系人等等，在一些比較特殊如需要有軟硬件開發的還需軟硬件部門參加并安排好相應的開發計劃。

　　如果遇到比較復雜的項目在通過這些內部的聯絡協調還未能對項目的執行細節明確就需要召開設計聯絡會，以便項目所有的執行細節能明確并達成一致。

　　項目管理流程步驟已經屬于老生常談，都是為保障項目進度的順利。因此在項目正式開始前期，項目企業需要從文本、資料、計劃等多方面為項目做不少準備工作。