在項目管理過程中，越來越不必可少項目管理軟件的身影，軟件貫穿項目整個從計劃、執行、監督、交付等各個環節，發揮出至關重要的作用。

　　劃定崗位職責

　　所謂親兄弟還明算賬，跨部門間合作本來就互相有怕自己“吃虧”的擔憂，因此一開始就應劃定好根據項目目標每個部門應負責的任務是什么。

　　如此明確跨部門的目標責任，制定職務說明書、制定崗位責任表，形成正式的文檔資料，大家按章遵守，完成自己應做的工作，有理可依、有據可循，誰做什么一目了然。

　　這樣分工明確后，各司其職，就不會存在遇事推諉拉扯，誰的事誰做，部門間崗位職能清清楚楚，大家也能不擔憂其它，將更多心思放在任務本身上。

　　實時監督進度

　　項目管理進行中，項目經理會參與和監督項目各階段的成功執行，包括監督進度、頻繁的團隊登記和創建工作進度表。這個監督過程純依靠人力自己不定時去查看或記錄是一個較大的工作量，并容易出現誤差的。

　　而項目軟件在這方面的功能是很強大的，它可以實時記錄大家的工作進度，方便管理者直接隨時想看就看，進度細節一目了然。同時各類數據信息都可以在軟件系統內自動生成不同樣式的表單圖標，讓項目經理可以隨時通過總結的數據對項目情況進行分析，規避風險。

　　預算成本監控

　　預算成本控制是幾乎所有項目經理在整個項目管控過程中一直在做的事。我們可以在項目管理軟件內通過分析后預估大概的預算，并將其以任務或團隊形式分配給所需人員;然后盡可能嚴格地執行預算，調整支出，并在必要時重新分配資金。

　　涉及預算數據是需要保持零錯誤率的，這就顯示了項目軟件的優勢，軟件工具基本在原始數據沒有輸錯的情況下，后面其自動運算是可以保證正確的，可以讓項目經理隨時知曉自己的預算花了多少、還剩多少。

　　計劃時間預警

　　我們都希望所有項目可以完全按計劃被執行，但隨著項目的發展，對原始計劃的變更幾乎肯定會發生。因此，軟件項目經理必須是風險管理和應急計劃方面的專家，確保在障礙或變更出現時能夠向前推進項目。

　　軟件內的項目計劃一般都是按照時間節點劃分，并設立項目里程碑。

　　當項目進度到達時間節點時，人員沒有進行完成提交，有產生風險的可能，軟件可對任務相關人員包括管理者進行提醒。如此管理人員就可以去詢問判斷是否任務出現困難，會不會致使項目進度延期等。