愛因斯坦深知時間隔離法之精髓,他在1906年完成了《狹義相對論》以后,經過10年的醞釀和準備,在1916年的某天,告訴家人任何事都不要干擾他。他一連16天沒有出門,當他走出來時,手里拿著幾張寫滿了數學公式的稿紙,那就是改變人類整個宇宙觀念的“廣義相對論”。
管理大師彼得·德魯克在《有效管理者》一書中,曾提到一家銀行負責人在每天的工作時間內,保持90分鐘的隔離。他說:“我嚴令我的秘書,除美國我的內人之外,無論什么大事,不要把任何電話接給我。
雖然這有些冒險,需要一定勇氣,說不定真有天大的等不及90分鐘的事情,但這種方法大大提高了他的時間利用率。
會議節時法
為了節省會議時間,以下是應采取的措施和有效方法,可供參考。
會前做好準備,不開無目的、無意義或議題不明確的“糊涂會”;聯系實際,解決問題,不開傳聲筒式的“本本會”;權衡輕重緩急,抓住重點,不開“扯皮會”;發揮民主,集思廣益,不開家長式的“包辦會”;講究實效,不開一“報告”、二“補充”、三“強調”、四“表態”、五“總結”式的“八股會”;不開七時開會、八時到、九時領導做報告的“遲到會”;不開與議題無關人員的“陪坐會”;不開名為開會,實為游山玩水的“旅游會”。
總之,要做到可開可不開的會不開,能開短會的不開長會,能開小會的不開大會,能合并開的不單獨開,能站著開的不坐著開。
第克泰特法
第克泰特(Dictator)的英文意思,在這里可以引申為“專用時間”。
猶太人習慣于把上班后的一個小時,定為“第克泰特時間”,在這段時間里,必須將昨天下班到今天上班之間接到的信息、傳真、E-mail等全部回復,用手機、電腦、或者電話回復。
“現在是第克泰特時間”這句話,在猶太人之間的言外之意是“謝絕會客”。猶太人之所以注重“第克泰特時間”,是因為在激烈的商戰中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。
在能力卓越的猶太人的辦公桌上,看不見“未決文件”,我們的項目經理不妨借鑒一下猶太人對待時間的這種做法。
限制手機法
手機雖然在人們日常生活和工作中越來越重要,但作為雙刃劍,它又是浪費管理者時間的一個主要原因,因為電話能中斷手里的工作和思路,經常浪費人們大量的時間。
用一個小時集中精力去辦事,要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。
那么,防止手機干擾有哪些辦法呢?一是分析你手機的使用時間分布,確定采取什么辦法減少那些根本沒有必要的時間消耗;二是減少一些非緊急消息提醒;三是先用誠懇的語氣接聽電話,避免閑談;四是讓別人知道你的工作時間安排。