在實際工作中,作為管理者,除了要掌握超強的業務能力,還需要能夠具備“推項目、拉團隊”的能力,這里我們來探討如何系統性進行團隊的項目管理。
推進
開完項目啟動會后,團隊就要開始投入到實際項目中了。這個時候,首先要從流程上解決而共識的問題,包括團隊成員內部的共識,與項目外部成員的信息同步,以及新人進入團隊對于項目的理解等。
在協作機制上,可以通過三個要點,即會議、匯報與文檔,達成流程和方法的共識。
1. 會議
對于團隊內部對于問題的共識,可以通過會議來達成。站立會用來提高當日信息溝通的效率,周會用來同步本周的核心重點工作和下周核心目標,評審和上線都可以開展相關的會議。
會議邀請:會議參與人提前郵件通知會議的目的和內容框架。
會議進行:主持需開宗明義,控制時間;總結時重復關鍵信息,確認Todo。
會后跟進:將會議宣講內容同步所有參與者,并將會議記錄歸檔。
2. 匯報
通過對外匯報團隊項目的進度,有利于獲取外部的認可和幫助。主要包括團隊周報、里程匯報和突發情況匯報三種方式。其中,團隊周報與里程碑匯報是最常見的兩種。
3. 文檔
對于新人無法快速上手項目的問題,我們可以通過更好的文檔沉淀,更高效地幫助新人融入團隊。有兩種類型文檔,一種是文件資料的沉淀,方便查詢;另一種是幫助說明文檔,幫助完成一些簡單的任務。兩種典型情況的文檔沉淀,歷史工作文件與工作方法的沉淀。
總之,我們需要通過各種方法,協作機制的目的就是達成項目方法與流程的共識。工欲善其事必先利其器,這里,項目就是“事”,方法與流程就是“器”,達成方法與流程的共識,才能更加高效地推進項目。
復盤
項目推進是按照階段來進行的,每進行一個階段(工作1-2個月/達到里程碑后),都有必要進行階段性的總結和復盤,將這一階段中的難點和重點梳理出來,總結經驗和規律,方便項目進行下一個階段的推進。
1. 復盤的目的
關注團隊和成員狀態;將成功的經歷變成規律;將失敗的教訓變成經驗。
2. 項目復盤的步驟
收集問題:會前匿名收集員工自己的感受和對團隊的感受
分析問題:分析之前收集到的成員對于項目中自我和團隊的評價,同時整理亮點和問題。
討論問題:開復盤會,通過將亮點問題上投票,形成目前狀態與問題的共識;同步目前的團隊狀態。