項(xiàng)目不是靜態(tài)的，相反，項(xiàng)目會不斷變化，在任何時(shí)間都有可能改變狀態(tài)。項(xiàng)目隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)展，項(xiàng)目預(yù)算也會增長，控制項(xiàng)目預(yù)算對于項(xiàng)目成功至關(guān)重要。

　　大家知道，項(xiàng)目好壞取決于團(tuán)隊(duì)的好壞，缺乏溝通的團(tuán)隊(duì)肯定會超出預(yù)算。

　　讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目預(yù)算預(yù)測，有助于鼓勵(lì)問責(zé)制和生產(chǎn)力。一個(gè)知情的團(tuán)隊(duì)才是擁有其項(xiàng)目所有權(quán)授權(quán)團(tuán)隊(duì)。通過讓團(tuán)隊(duì)了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項(xiàng)目費(fèi)用，更不可能在你的項(xiàng)目中收取額外的“灰色地帶”工時(shí)——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r(shí)，卻不清楚他們在為什么工作。如果員工關(guān)心項(xiàng)目結(jié)果，他們就會出色地完成工作。

　　在項(xiàng)目預(yù)算管理中，預(yù)算與項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)緊緊相扣。為保證預(yù)算各環(huán)節(jié)的連續(xù)性，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理通常選擇好用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供協(xié)助。

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)支持項(xiàng)目費(fèi)用管理的全過程，包括費(fèi)用的規(guī)劃、預(yù)算的制定和估算、費(fèi)用差異的監(jiān)控和控制，以提高項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)成功完成的可能性。

　　或許有人會問：為什么不選擇財(cái)務(wù)系統(tǒng)專門管項(xiàng)目預(yù)算?原因是一般的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財(cái)務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬，而項(xiàng)目管理系統(tǒng)則專注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價(jià)及交易期間所需的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)字;前者基于各種稅項(xiàng)的冗長總結(jié)，而后者的數(shù)據(jù)及時(shí)且一目了然。

　　此外，系統(tǒng)提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步項(xiàng)目進(jìn)展，支持資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率，使資源申請者更努力地去估計(jì)真正的資源需求及時(shí)間。所有項(xiàng)目干系人都在同一平臺上協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息共享，減少誤解，促進(jìn)項(xiàng)目效率的提升。

　　項(xiàng)目管理系統(tǒng)預(yù)算管理通過對業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合，明確適當(dāng)?shù)姆謾?quán)、授權(quán)、戰(zhàn)略驅(qū)動、業(yè)績評價(jià)等等，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源整合，并真實(shí)反映出企業(yè)的實(shí)際需要，進(jìn)而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供支持。

　　總的來說，做好項(xiàng)目預(yù)算管理可優(yōu)化企業(yè)的資源配置，全方位地調(diào)動企業(yè)各個(gè)層面員工的積極性，是促使企業(yè)效益最大化的堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。