溝通過程絕不僅僅是傳遞一條消息，也是需要控制的。適當的溝通能夠使員工參與到行動中來，因為他們需要知情并理解。溝通必須既傳遞消息，又進行激勵。問題在于，究竟怎樣進行溝通。

　　簡潔高效原則

　　過猶不及，過多信息同樣得不到有效傳播。相信大家越來越依賴郵件進行交流，不少人可能有過這樣的經歷。某人發了一封郵件到很多人注冊的留言板上，結果成百上千的人收到了這封郵件，另一君不想收到這樣的郵件，因此“回復全部”說，請不要用留言板，有事郵件給具體的人。”但馬上又有人“回復全部”說，“請你不要用回復全部。”就這樣你來我往，很多無辜的人在短時間內會收到大量關于“回復全部”的垃圾郵件。

　　所以，與干系人進行交流也需要注意“度”，避免“信息擁堵”。譬如，如果項目運行良好，下次例會又不會帶來額外價值，為什么不取消這次會議呢?項目經理完全可以告訴員工，“因為項目運行良好，所以本次會議取消”，這樣對員工傳遞的是滿滿的正能量。

　　主動性原則

　　項目經理需要主動與干系人保持溝通，讓他們清楚項目的進展情況以及遇到的問題。客戶關于項目運行情況的第一手資料必須來自項目經理。

　　假如有一個項目，設計制造一個安全閥但產品卻沒有通過安全測試。項目經理應該直接打電話告知客戶，比如可以說，“項目產品沒有通過安全測試，我們正在分析和解決問題。如果有進一步的信息，我馬上向您匯報。”項目經理不應該等到問題解決了再匯報。原因很簡單，如果客戶不知情，在某個會議上他們被問到了項目出現的問題時，試想他們將處于何種尷尬的境地。

　　有始有終原則

　　溝通交流始于項目啟動而止于項目結題，與干系人進行交流沒有一勞永逸的方法。但制訂有效的溝通交流計劃可以提高溝通交流的效率，使在這方面的管理變得簡單和有章可循。

　　作為經驗，項目狀態報告一般可選擇10個。假定一個2個月(相當于8個星期40天，假定每星期5天上班時間)的項目，每4天項目經理就應該提交一份報告，詳細程度以大概15~20分鐘的討論內容為準，這樣既可確保報告內容充足又不至于過于冗長。