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在線項目管理軟件功能進行需求管理,要做好哪幾個關(guān)鍵步驟?

  任何項目的起點,都是基于需求管理。需求的有效表達、科學合理的管理計劃,是確保項目最終成功的關(guān)鍵。

  明確項目范圍

  項目啟動前一定要有清晰的目標、準確的方向。

  合同中規(guī)定的內(nèi)容經(jīng)常都是模糊不清的,需求不明確,或者只有幾行說明。項目經(jīng)理要有把撐好項目范圍的能力,盡量把項目需求讓所有項目干系人(范圍相關(guān)的所有人)清楚,尤其要得到客戶的認可,必要時要讓用戶確認。

  預防為主,從需求源頭做起

  針對不同類型的項目,項目經(jīng)理可以有如下的應對:

  對于實施類項目,在同時存在項目經(jīng)理和產(chǎn)品經(jīng)理的團隊中,項目經(jīng)理不要把需求溝通的工作全權(quán)交給產(chǎn)品經(jīng)理,項目經(jīng)理也必須參與需求收集、理解需求、討論需求。

  盡量獲得一手需求,站在項目落地風險的角度,幫助產(chǎn)品經(jīng)理一起識別客戶的偽需求和不合理的需求。

  要有質(zhì)疑的勇氣,否則等到錯誤的需求流轉(zhuǎn)到交付團隊,到時變更成本更高。

  如果是項目經(jīng)理和產(chǎn)品經(jīng)理一人兼任,那么理所應當需要留意這種情況。

  對于產(chǎn)品類項目,需求的相關(guān)工作以產(chǎn)品經(jīng)理為主導,項目經(jīng)理可以少操些心,但是當交付過程中發(fā)現(xiàn)需求頻繁變更時,項目經(jīng)理就得多留意需求分析階段產(chǎn)品經(jīng)理的產(chǎn)出物了。

  需求與理解一致

  需求來自各個方面,比如來自客戶、合作伙伴、最終用戶等,需求在每個人的信息傳遞過程中可能會出現(xiàn)損耗和變形。

  項目經(jīng)理要對項目進行跟進和監(jiān)控,在項目各個階段都讓所有相關(guān)人正確了解和把握需求,盡量不要出現(xiàn)理解偏差。

  重視原型稿評審,重視需求確認

  對于實施類項目,把做好的原型稿或視覺稿盡早展示給客戶,并且和客戶進行需求確認,郵件、微信、簽字等方式都行,形式不限。

  對于產(chǎn)品類項目,重視原型稿和視覺稿評審。

  要讓問題在項目早期暴露出來,問題發(fā)現(xiàn)得越晚,處理成本越高。

  了解需求背后的目的

  項目參與者往往對客戶業(yè)務不一定了解,如果沒有了解客戶真正想要的需求,往往會導致后期無休止的變更。

  對于客戶每提出的新需求,我們盡量多了解他的目的是什么,多問多想。有時候客戶不是需要一臺打孔機,而是墻上有一個洞。當我們知道客戶的終極目標時,我們就可以主導客戶需求。

  了解客戶提出需求的目的也有利于項目團隊對需求有更好的把握,減少項目需求偏差的發(fā)生。

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