積極參與到項目中,或會因為項目產生正面或負面影響的人或組織,都是這個項目的利益相關方。因此為了知曉對項目有影響的因素,大家需要盡可能找出項目中所有的相關利益方。
我們可以通過頭腦風暴列出一個所有參與或者會受到項目影響的人的清單,如果怕自己想的不全面,可以找一位朋友、同事、家人或項目成員來幫你完成這項工作。與同伴尤其是同事進行頭腦風暴是項目管理的一個重要工作,原因有兩點:
(1)當邀請團隊成員參與頭腦風暴時,他們獲得了一個表達自己的機會,特別是討論重要的項目問題時,他們會有一種受到尊重和被需要的感覺,這說明你非常重視他們的意見,同時最初的參與會使他們渴望進入你的團隊。
(2)神經系統科學做過專門研究,結果顯示直線思考是有好處的,但頭腦風暴有更明顯的優勢。通過頭腦風暴,可以讓大家充分的發散思維,讓每個人把想法寫成紙條并貼在墻上,或者制作一個思維導圖,讓其他人參與到頭腦風暴中。
當然,項目經理也可以自己獨立完成利益相關方清單,但難免會有所遺漏,甚至漏掉最重要的人,但如果是大家一起去做這個工作,肯定會有人把你漏掉的信息補上。
其實,項目管理很關鍵的一個地方就是不要有盲區,你越盡全力去了解與項目相關的人,項目出錯的概率也就越小。
不知道你是否有過這樣的經歷,當你參加一個項目并做了大量的工作之后,突然有人跟你說:”很抱歉,我剛發現你也在這個項目里,你要等我的安排再進行下一步工作。“同樣的道理,如果你不小心漏掉一個至關重要的人物,你的項目很可能會功虧一簣。
所以,多花一點時間在識別利益相關方的工作上,不僅能讓你對主要利益相關方、決策者、審批人等關鍵人物有準確的判斷,也能有效降低項目失敗的風險。雖然確定利益相關方非常重要,但遺憾的是很多項目經理往往沒有做好這個工作的意識,或者想做又不知道從何入手。其實認真思考一下,確定利益相關方雖然比較難,但也絕非不可能完成的任務。