整個項目周期運營過程中，從開始到結束會有各種會議穿插其中。一場成功的會議上會有許多的注意點，而一些有技術含量的，主要是關于如何不浪費大家時間，現場設備支持的保障，以及交流的方式講究等。

　　時間錯峰

　　最好確認一下，虛擬團隊會議是否需要分成一系列較短的會議。因為隨著時間的推移，只舉辦一次長時間的會議，往往會對虛擬團隊工作產生反作用。

　　舉個實際例子，一家英國公司的設計工程師湯姆，他被要求參加在美國日間舉行的會議，他的同事都參會。起初湯姆很高興能遠程參加，這意味著他不必旅行，不用倒時差，也不用耽誤好幾天的工作。但實際上，會議是電話會議，這意味著他需要從英國時間下午2:00到晚上10:00一直坐在辦公室的辦公桌前打電話。他是唯一的遠程參與者，因為其他人都在紐約。在會議的大部分時間里，同事們似乎把他忘得一干二凈，除了同事們需要他提供意見的時候。

　　但在那時，他已經失去了興趣，在辦公室枯坐8小時之后，他都快睡著了。同事們喊他的名字，他才參加談話。這是很好地利用了湯姆的時間嗎?絕對不是。

　　美國的同事們怎么才能讓湯姆的貢獻最大化呢?他們其實可以改變一下會議方式，比如，下午3:00在辦公室和湯姆開個會，晚上9:00再開一次會，這樣湯姆可以從家里接入電話，看看同事們還需要他做哪些說明。這樣做很容易，也可以節省湯姆很多時間。

　　一個虛擬團隊的領導者需要想出更好的會議設計方案，能夠站在每個參會人的角度安排會議，尤其是當有人需要遠程參加，而其他人則在同一個房間的時候。

　　設備支持

　　虛擬團隊會議需要技術的支持，這種技術允許不同地方的人同時進行交流。一些可能的同步技術包括即時消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會議、智能白板+音視頻會議、共創工具、視頻直播、高清視頻會議室和虛擬世界。

　　作為虛擬團隊領導者，請確保所有的參會人都能夠使用要用的技術，并獲得相同的服務質量和體驗。

　　交流方式

　　人們說話交流其實包含了三種交流方式：所用詞語本身、說話的語調語氣和肢體語言。如果你看不見肢體語言，單靠說話聲音，就像參加電話會議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發言者的每句話，也能聽清所使用的語調語氣。

　　虛擬團隊領導者需確保他們開會時的音頻質量盡可能高，無論他們使用哪種技術。