不論是做什么樣的項目管理都少不了正式的溝通形式，即：會議。而想要讓會議進行的更為成功，我們除了要在開展會議時，遵循一些特定的流程步驟外，還需要一些關注人的”人情化“管理事宜，下面就說說應如何運用Saas項目管理軟件做好這方面的相關管理。

　　考慮參會人層級差異

　　當你確定了虛擬團隊會議的參會人后，需要考慮以下這些問題。

　　參會人在組織中處于不同層級嗎?如果是的話，級別差異會干擾會議嗎?可以考慮通過匿名發言或小組討論得出結論，而不是強調是誰具體貢獻了何種想法。你可以安排一個中立人員收集每位參會人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會議引導者必須保持中立態度，并得到每位參會人的信任，否則思想的流動就會停止。

　　保護提議者的隱私”安全“

　　還有一點重要的是是安排人們提前匿名提交他們的想法。

　　請記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會被追責，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對會議產出的影響。

　　如果即將召開的會議特別重要，或者對其內容大家有爭議，那么虛擬團隊會議領導者最好提前與每位參會人進行一對一的電話溝通，這將會很有幫助。

　　當你設計會議時，請充分考慮你所關注的問題、特定觀點和關鍵癥結。雖然將討論局限于少數幾位資深參會人是很誘人的，但這可能給未來留下隱患，所以，最好提前與每位參會人都進行溝通。

　　會議中是需要”中間“休息時間的

　　當你計劃召開虛擬團隊會議時，請記住我們是人，不是機器。這一事實常被忽視，甚至被遺忘。

　　你是否參加過這樣的虛擬團隊會議?會議持續了幾個小時，人們需要一直看著屏幕而沒有中場休息。相信不少人都曾在虛擬團隊會議中，悄悄起身去洗手間。若問人們在電話會議里聽到沖廁所的聲音是否介意時，大多數人都表示介意。

　　所以進行會議時，主管者應該計劃好休息時間，讓人們可以喝點東西，去個洗手間。會議時間可能對你來說不是用餐時間，可對于其他時區的同事，可能正好是他們的用餐時間。如果他們不渴、不餓，或者盤腿而坐，肯定會更集中注意力參會。我有一個經驗法則，虛擬團隊會議每開1小時要休息一下，最長90分鐘必須稍事休息。