會議是項目過程中少不了的溝通方式，運用得當了可以讓項目進展事半功倍，若是出現(xiàn)失誤，則會出現(xiàn)不少問題，反而浪費大家時間，效率還低。那么不成功的會議是犯了哪些錯誤呢?

　　讓人難集中精力

　　許多虛擬團隊成員會同時負責好幾個項目。請記住，你的會議并不是他們唯一的焦點，而且他們很容易分心。與很多項目經(jīng)理合作的經(jīng)驗告訴我，大約有2/3的項目經(jīng)理同時負責多個項目。大約有30%的人同時負責5個或更多項目。

　　有那么多事情需要同時考慮，虛擬團隊項目很容易被忽略，相比之下，本地面對面的工作更容易得到更多關注。無可厚非，本地項目會獲得更多支持，因為團隊成員可以直接走過去看看事情進展得如何。

　　所以，如果你的會議參會人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中，你需要更加努力地確保在你的會議期間，讓他們集中注意力參加會議。

　　似演講缺互動

　　很多時候，虛擬團隊會議全都是演講和演示。人們開不了多長時間就離開了，特別是當他們忙著做多個項目的時候。團隊工作回顧會議似乎特別容易發(fā)生這種情況，人們往往用太長的時間來展示自己的工作細節(jié)。請記住，如果沒有互動，人們很容易喪失注意力，所以，工作細節(jié)這類信息可以在團隊內異步共享，而不需要所有團隊成員實時在線聆聽。

　　根據(jù)經(jīng)驗，建議以一種更好的方式來進行項目工作回顧會：每個成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括：工作概況;自己的工作給他人帶來的啟示;工作中引以為傲的事。

　　你可以讓人們列出需要得到別人什么支持(需求)，同時，他們還可列出可以為其他團隊成員提供什么支持(貢獻)，這種做法很有用。凱文還建議，精簡參加回顧會的人數(shù)，最好控制在最低限度。

　　風險和問題

　　可能出現(xiàn)什么問題?在你的會議上，有什么比計劃的會議內容更重要?風險絕對是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機會，也可以是負面的威脅，所以，考慮一下可能會發(fā)生的問題，以及你的應對方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風險?回顧一下你面對的風險，看看什么已經(jīng)改變，什么需要做必要的調整。

　　大家發(fā)現(xiàn)，虛擬團隊會議中的許多風險來自參會人(或沒參會的人)和技術。大多數(shù)虛擬團隊會議都會由于某種技術故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經(jīng)驗的參會人和最可靠的技術。因此，我習慣在會議正式開始前5分鐘接通電話，并且看看有誰已經(jīng)加入會議和他們身在何處。這使得會議正式開始前，任何技術問題都能有時間進行解決。