聰明的項目經理是懂得如何來解決交流中出現的問題的。 一旦交流出現了問題，項目的成功就會遇到阻礙。那么溝通不暢通常會出現哪些意外情況呢?

　　如果不能及時了解項目進展，人們就會對項目進行過程中出現的變化感到意外。例如，如果你無法按照預計工期完成項目，而又不想讓股東在項目進展報告中了解到這一點，那么該如何去做呢?

　　前攝性的交流意味著及時意識到無法按照預計工期完成項目的風險。然后繼續按照預計工期的要求進行項目。如果你不得不宣布無法按照預計工期完成項目，其他人能夠有所準備，不會因此而感到過于不安。人們通常會由于在最后時刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，因為他們已經來不及適應變化了的情況了。

　　有些項目經理在剛開始的時候并不是良好的交流者。如果你覺得自己屬于這一類的話，就應該通過培訓或是他人的指導來更好的學習和掌握交流技巧。但是，在大多數情況下，交流出現問題并不是因為缺乏交流技巧，而是因為沒有對交流給予足夠的重視。很多項目經理把前攝性的交流看作最不重要的一件事。當他們與他人進行交流時，通常既簡單又倉促，給人一種他們不愿意花費時間與經歷與別人進行交流的感覺。

　　良好的交流秘訣在于讓聽者——而不是說者——成為焦點。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什么樣的信息，什么信息對于他們來說最有用。如果你在起草一份項目進展報告，那么一定要注明所有的必要信息，讓讀者了解項目的進展情況，包括已經取得的成績、事項、風險、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支持，那么要盡早同資源經理打招呼。并且要不斷的提醒他注意你的需求。

　　如果你發現小組成員不清楚項目的工期，或是他們在做一些并不需要去做的工作，那么就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題 了。

　　一般來說，如果你的所作所為曾經讓他人感到意外，這就是一個交流不善的標志。(唯一的例外是項目經理本身也感到了意外)項目經理同樣應該注意同小組成員之間的交流。不要覺得交流是一種負擔，通過它可以使項目平穩的進行——大家就會少一些失望，少一些不確定，也不會再感到意外。很多項目都存在著問題。交流不善是導致很多問題產生并且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以幫助解決很多問題。