項目經理在項目管理中主要起到“上傳下達”的作用,溝通在其間貫穿全線,是項目經理的必修課。
對項目經理來說,溝通對象主要有管理層、執行層和客戶,此三者對項目管理的關注點不同,因此,項目經理需要根據不同的角色特征和關注點,做好針對性的溝通,提高溝通的效率和質量。
項目溝通管理的類型和目的
第一類:管理層
管理類人員包括高層領導、PMO和部門經理或者資源經理,他們掌管項目的戰略、資源和預算,一般不會深入參與到具體項目中,對項目的了解不會非常深刻。加強與管理層的溝通,可以幫助項目經理了解企業戰略方向、獲取項目資源與預算,也能讓管理層更加了解和相信項目,從而獲得更多的關注和支持,提高項目的成功率。
第二類:執行層
執行層是負責執行和落實項目具體任務的人員,來自于企業的各個部門,擁有不同的技能和性格,直接影響著項目的進度。項目經理對執行層的溝通管理要分為兩個方面,一方面按照執行人員的技能、經驗進行科學安排項目具體的任務,并提高執行人員的配合度;另一方面,項目經理要對執行人員的任務完成情況有所了解,及時搜集進度反饋,并解決可能出現的風險或問題。
第三類:客戶
對于一些乙方IT項目來說,項目經理還要和客戶打交道??蛻籼岢鲰椖啃枨?,檢閱項目質量,并決定項目是否可以成功驗收,可以說是握住了項目的命脈,項目經理需要處理好與客戶的關系,了解其真實的項目需求,分析項目變更的本質和原因,如期推進項目成功上線,從而提高客戶滿意度和項目成功率。
全面掌握項目狀態,加強與客戶的有效溝通
項目經理與客戶的溝通,主要是項目需求的溝通,但客戶可能存在需求傳達不清晰、技術水平與管理水平局限等問題,進而導致項目發生變更,影響項目的交付。
面對需求變更的風險,項目經理不能“見招拆招”,而是要從最開始就警惕防范。在項目立項前,項目經理一定要和客戶充分溝通項目需求,并以需求文檔的形式進行確認,然后再基于需求文檔制定相關計劃、申請相應的資源。客戶如果不具備相關技術背景,難免會提出一些不專業、無法實現的要求,面對這類要求,項目經理不能一味遷就,而是透過現象看本質,分析這個要求背后的真實需求是什么,然后采取相應的解決方案。
客戶提出變更一般都有先兆,比如某個對接的任務一直延誤、某個階段交付物總是被客戶打回返工,在排除了項目成員的原因之后,項目經理就要考慮客戶將可能會提出變更的可能性。