一個項目確定了進(jìn)度、成本和質(zhì)量，那么就意味這這個項目的范圍確定下來了，控制好項目的交付范圍，就意味這你在進(jìn)度、成本和質(zhì)量這三者之間取得了平衡，你的項目也就成功了一半。
但是，沒有哪個項目的范圍是不變的，只是變化的大小和程度不同而已，控制項目的交付范圍，意味這項目的交付范圍變化可控。如何控制項目范圍的變化，你只要記住這三點就夠了。首先是確保你要知道項目的交付范圍有哪些;其次是訓(xùn)練你的團(tuán)隊，讓他們識別和管理這些范圍的變化，最后是溝通。
1、了解項目的交付范圍。
第一點就是要知道項目的交付范圍有哪些，不僅僅項目經(jīng)理要知道項目的交付范圍，項目團(tuán)隊也要了解，項目的利益相關(guān)者也要了解，你的客戶也必須要知道項目的交付范圍。
有許多不同的方式對項目的交付范圍進(jìn)行溝通，項目范圍來源于工作說明、商務(wù)合同，有時候你通過項目開通會向項目團(tuán)隊以及利益相關(guān)者介紹項目范圍，但是，僅僅在項目啟動階段介紹一次是不夠的，你必須保持每周都要對項目的交付范圍進(jìn)行宣傳。
你的項目范圍是指，一旦你的項目開始，短期內(nèi)，人們要知道他們需要做什么，或者他們的職權(quán)范圍是什么，他們開始考慮如何去完成這些工作。
實際上作為項目經(jīng)理你已經(jīng)開始管理項目范圍，你需要不斷的向你的項目團(tuán)隊重申項目交付范圍，也需要向各個利益相關(guān)者、最終用戶來重申，這是非常重要的一件事。
你可以采取不同的方式來進(jìn)行重申項目交付范圍，如一對一的溝通，發(fā)送項目進(jìn)展周報等。
2、深化團(tuán)隊專業(yè)水平
下一步就是要對你的團(tuán)隊成員進(jìn)行訓(xùn)練，你不要嘗試去控制你的團(tuán)隊成員去和項目客戶之間的溝通。你必須要培養(yǎng)你的團(tuán)隊能夠識別和理解你的范圍，并且知道何時發(fā)生了變化。
你要培養(yǎng)團(tuán)隊成員在完成項目任務(wù)時的警覺性，團(tuán)隊成員每天都需要和客戶進(jìn)行溝通和交流，他們需要清楚的知道項目的交付范圍是什么，這樣他們就能大致得出一個范圍的推論。
當(dāng)客戶進(jìn)行微妙的暗示，我現(xiàn)在真的喜歡這樣的顏色，這樣更改可能更好一些的時候，你的團(tuán)隊成員就知道應(yīng)不應(yīng)該接受更改。
如果你的項目成員不能正確的識別項目交付范圍的變更，那么可能增加5分鐘的工作量，帶來的是需要3天的測試或者返工。如果一個項目有十來個5分鐘的變更，那么整個項目團(tuán)隊測試的工作量會成指數(shù)倍增。
了解交付范圍的重要點在于他們應(yīng)該能夠知道從A點到B點，再從B點到C點，最后到達(dá)目的地。但是在從B點到C點的過程中，可能客戶插入進(jìn)來需要幫個小忙，那么我們就去了D點，這樣整個項目就偏離了最初的C點，無法到達(dá)最終的目的地。
所以訓(xùn)練真的很重要，你如何將讓你的團(tuán)隊成員識別潛在的范圍變化，并且如何有效的管理客戶。當(dāng)客戶提出變化時，他們只是簡單的對客戶說，相信我能做好。
如果確實有大的變化，團(tuán)隊成員可以把需求拿回來，然后和項目經(jīng)理進(jìn)行溝通，如果項目經(jīng)理無法確定，可以提交到項目管理團(tuán)隊進(jìn)行溝通，來獲得承認(rèn)并確定范圍的變化。
3、溝通交流
最后一個因素是溝通，溝通作為一個項目經(jīng)理的主要工作，你要和你的團(tuán)隊成員溝通，和項目的利益相關(guān)者溝通，你要和客戶溝通。
所以上面的三個快速提示是關(guān)于如何維護(hù)和管理你的項目范圍變化的。首先確保你的項目團(tuán)隊、項目利益相關(guān)者和客戶每個人都知道項目范圍是什么，并在項目的整個生命周期期間不斷的去強(qiáng)化它。
其次確保你的項目團(tuán)隊知道如何識別項目范圍的變化，并且能夠如何正確的應(yīng)對客戶提出的變化要求而不是直接說“不”，或者把客戶的需求傳達(dá)給項目經(jīng)理。
你的工作就是通過溝通項目的交付范圍，看項目范圍是否存在潛在的變化。不論是項目范圍是擴(kuò)大還是縮小，你都需要進(jìn)行管理和控制，因為作為一個項目經(jīng)理需要對項目交付范圍負(fù)責(zé)。
這個項目要達(dá)成一個什么目標(biāo)，提供一個什么樣的產(chǎn)品，是什么的重要組成部分。最后是通過溝通來管理項目的預(yù)期。你作為一個項目經(jīng)理，要確保不斷的進(jìn)行溝通來對你的項目范圍進(jìn)行管理。