在項目管理中,如果說項目計劃是整個項目管理活動的基石,那么溝通則是項目運行的加速劑。溝通貫穿項目的全生命周期,影響項目的進度和質量;溝通管理是項目管理的重要組成部分,也是項目經理必須要具備的能力。
做好溝通管理,項目經理可以更加了解項目和項目成員,做出準確、及時的決策;同時,良好的溝通和交流還能夠有效提高團隊凝聚力、提高項目成員的工作積極性,從而提高工作效率和質量,幫助項目成功交付。而如果項目團隊內的溝通管理沒有做好,則可能出現信息傳遞不及時、進度延誤、項目成員之間矛盾重重等隱患,從而影響項目的正常運轉。
項目溝通管理的類型和目的
項目經理在項目管理中主要起到“上傳下達”的作用,溝通在其間貫穿全線,是項目經理的必修課。
對項目經理來說,溝通對象主要有管理層、執行層和客戶,此三者對項目管理的關注點不同,因此,項目經理需要根據不同的角色特征和關注點,做好針對性的溝通,提高溝通的效率和質量。
第一類:管理層
管理類人員包括高層領導、PMO和部門經理或者資源經理,他們掌管項目的戰略、資源和預算,一般不會深入參與到具體項目中,對項目的了解不會非常深刻。加強與管理層的溝通,可以幫助項目經理了解企業戰略方向、獲取項目資源與預算,也能讓管理層更加了解和相信項目,從而獲得更多的關注和支持,提高項目的成功率。
第二類:執行層
執行層是負責執行和落實項目具體任務的人員,來自于企業的各個部門,擁有不同的技能和性格,直接影響著項目的進度。項目經理對執行層的溝通管理要分為兩個方面,一方面按照執行人員的技能、經驗進行科學安排項目具體的任務,并提高執行人員的配合度;另一方面,項目經理要對執行人員的任務完成情況有所了解,及時搜集進度反饋,并解決可能出現的風險或問題。
第三類:客戶
對于一些乙方IT項目來說,項目經理還要和客戶打交道。客戶提出項目需求,檢閱項目質量,并決定項目是否可以成功驗收,可以說是握住了項目的命脈,項目經理需要處理好與客戶的關系,了解其真實的項目需求,分析項目變更的本質和原因,如期推進項目成功上線,從而提高客戶滿意度和項目成功率。