項目管理一個全周期的過程,因為不知道什么時候,項目中的某個元素或某些內外原因就出現了變化,而讓項目出現變動,從而導致風險出現,亦或計劃生變,甚至需要發生變更等。
所以在執行項目的過程中,項目中需要通過Saas項目管理軟件等專業工具對項目進行線上實時觀測,時刻留意動態,當有可能引起風險的因素發生變化時就可以及時發現,也可以及時找到變化產生的原因,知道具體是誰或哪個環節、步驟的責任人。
識別風險,注意組織內外因素
識別風險就要清楚風險來自于哪里,對項目團隊而言,項目風險的出現主要是因為外部環境因素和內里自身原因。
關于項目團隊外部的信息,項目經理首先要通過Saas項目管理軟件了解公司內有哪些與風險管理的政策和相關的要求,由于項目是在企業的整體風險管理框架或體系之下運行的,必須遵循企業風險管理的整體要求。
對于項目自身特點的信息,不同類型的項目的風險是不同的,這意味著風險管理的側重點也不同。項目經理和項目團隊需要充分了解自身項目的特點,如項目產品的復雜程度、創新性,項目團隊和項目客戶的特點等,這些都會導致項目出現不確定性。
識別環境的目的是幫助項目經理和項目團隊為自己的項目風險管理工作劃清管理邊界,確定風險管理的范圍和側重。風險識別的目的是在已經劃定的邊界范圍之內,把所有的威脅或機會一個一個找出來,整理在一張表格上,列成風險記錄單。
風險實施,落實負責與執行人
每個風險的應對行動都必須落實到人,而且必須至少落實到兩個角色身上,即:風險負責人和風險執行人。需要注意的是,針對同一個風險,負責人和執行人最好不是同一個人,因為負責人負責提供所需資源、做決策并監督執行人實施風險應對計劃,而監督和被監督這兩個角色不應該被集成到同一個人身上,否則會出現問題。 經驗表明,只有運用Saas項目管理軟件把風險應對計劃落實到一個有資源、有權利的領導加上一個有時間干活的項目成員身上時,風險應對計劃才更容易落地。