一般來說，項目成員在做項目任務時，會遵循輕重緩急的原則，將關鍵環節優先完成，這樣周期越長，支撐項目的主要素被完結的也越多，項目進度大部分就都處于掌控中。那到底應如何運用在線項目管理軟件功能安排任務、把控進度呢?下面將進行簡單討論。

　　圍繞項目目標，分好任務主次

　　在分輕重緩急前，首先得將要做的事情厘清主次，作為之后劃分的依據;而這個主次則需要圍繞項目目標來展開。

　　項目團隊工作的目的就是為了實現項目的最后目標，因此在線項目管理軟件功能中任務的分解、劃分的小目標都是從大目標的實現基礎上按層級來拆分的。所以大家做事時首先要保證其中重要性等級較高的任務優先完成，即：與項目目標關聯性越強的事宜就是關鍵性任務，需首要實現。

　　如此以項目目標為中心，對實現其所占比重越重的事宜就選擇先安排，那么項目的成功率才會有保障，大家做的工作實際意義也更大。

　　按優先級排序，保障關鍵事項

　　項目進程中會出現各種意外狀況，例如：時間不夠，項目可能延期。因此，項目團隊在面對較為繁重的項目工作時，最好將自己所有要做的事情全部列在一起，按照任務量與重要程度排好時間順序。

　　如此，項目管理工作中大家每次都通過在線項目管理軟件功能將最近的緊急重要事件優先處理，那么當后期出現項目周期緊張時，我們的主要任務也基本完成了。剩下的次要下事項可以根據其對項目的影響大小，根據項目實際情況可以延后處理，甚至有些可舍棄。

　　可見大家將任務按優先級排序，就是對后期工作效率的保證，也是不得不進行“斷舍離”時的有效依據。

　　學會對協助說“不”，避免影響進度

　　項目是需多方合作的活動，既有對外溝通也有內部協作，因此在做好自己工作的同時，我們不可避免的需要與他人打各種交道。

　　職場上不少人面對他人提出的要求不知道如何拒絕，反而會讓自己吃力不討好，還影響自己負責的工作的效率。因此學會說“不”是很重要的守則。

　　如前面所講，我們的項目工作都通過在線項目管理軟件功能進行了優先級的劃分排序，有自己工作的節奏。在進行跨部門工作時，可能會遇到有同事提出需要協助的情況，這是我們不能盲目答應，而是應該判斷對方需要的幫助是否屬于你的工作范疇，同時分析若協助對方，會不會對自己手上的緊要工作產生影響或拖慢進度，如果因為自己幫助他人而反而影響了自己團隊中的其他人，那就得不償失了。

　　所以說若是對方的要求會對你的工作進度產生影響時，我們要去委婉拒絕，或者爭取領導意見與對方進行協商，通過調整后，在不影響項目整體工作的情況進行協助。