項目管理是一個由大到小，循序漸進的過程，其管理與任務執行也是由開始的寬泛逐步轉為細致。不論是進行形而上的大規劃，還是實施具體步驟的小操作，對項目團隊而言都有其難點所在。

　　人總是有其“客觀”的不足與易失誤之處。例如：大腦記自己工作安排的時間，可能會有不小心忘記時;人手動做表格計算，可能會有填錯的地方;給大家劃分任務，找其中的邏輯、時間的關聯性，會有遺落點......總之，現在這個越來越快的時代，如果大家只會單純靠自己，那么就會陷入慢人一步、淘汰的境地。

　　項目管理工作亦是如此，這本是一項將工作任務化繁為簡，節省效率的管理方式，但是可能因為沒有與時俱進的運用適當的工具輔助致使項目進程大打折扣，那么企業項目就會落后于別人。

　　下面，就將簡單講講，若是沒有軟件工具的輔助，項目管理過程中都容易出現哪些小問題。

　　一、信息共享不及時，同步性不高

　　在沒有項目管理工具前，大家可能雖然能通過日常的溝通工具進行交流，但是這是不系統、正式的，也不能及時性的向所有相關人員傳達;同時大家也不可能做到那么同步處于聯系狀態。

　　但是有了軟件工具就不同了，項目成員們一直是實時將項目相關信息錄入系統內的，所有登錄系統的人都可以及時看到，也沒有時效限制，對于自己想要的信息，也可以及時找到。

　　二、匯報任務費效率，屬無效工作

　　我們知道會議是一個有效且正式的溝通形式，但是在具體工作中，更多事情的了解是不值當運用較為正式的形式和花費過多時間的。如項目團隊中每個人每天的工作進展，其中可能有些人之間會有一定關聯度，但是頻率若過高就顯得變化不大，似乎就沒那么重要，于是傳統的項目工作中大家工作匯報的效率就會顯得很低。

　　這個工作是特別適合運用軟件工具去做的，系統中直接記錄了自己每天做的事，還可以選擇自動形成數據表格、圖標等不同展現形式，如此就可以直觀的讓大家看到你工作的進度，不需要成員再各自花時間整理、贅述。

　　三、相關方信息不一致，出現誤差

　　這一點屬于前兩點的延續，項目信息不能及時共享、任務匯報效率低，那么項目參與者們就不可能及時了解自己想要的信息。

　　項目除了直接的執行團隊，還有不少利益相關方，大家對項目的參與度、關聯性各不相同，那么獲得項目進度的時間、頻率、渠道也不同，因此這些人就可能出現信息誤差，即：信息不對等的情況。而項目相關的目標、范圍、需求等這些卻是需要所以相關方們認可的，信息的不對等就會使確認過程拖長或出現錯誤。

　　這時如果使用了軟件工具的團隊就會方便很多，所有項目參與者都可以實時了解到自己權限內的項目信息，那么大家接受到的項目情況都是一致的，不會出現傳遞誤差等。

　　四、風險發現不及時，問題處理慢

　　項目管理的難點所在就是問題、風險的處理，而處理問題最重要的一點就是要快、準、狠。因此當項目出現了危險可能，大家沒有人員及時發現，那么產生的損失就會無限擴大。

　　相對于人為主動發現，項目工具就可以及時讓幫助提醒風險出現的可能，而且系統中對項目情況直觀的展現，也可以讓大家較為主動、容易發現項目的異常。如此工具化加簡易化的預警模式自然會大大降低項目風險的可能。

　　人類的智慧讓我們從古時代開始就會運用工具便利自己的生活，現在隨著快速的進步發展，只是越來越充盈，工具的使用也愈加高級。積極運用工具創造更大價值，也是對大家管理能力的體現。