企業開展項目業務時,會根據項目可能創造的價值與實際需求,給與配備一定的資源,這就是項目資源。
從廣義上來說,一切具有使用價值,可被開發和利用,且屬于項目實施過程所需要的客觀存在的物質、能源、人力和信息,都屬于資源。因此項目資源的管理并不是簡單留意幾項物質使用的如何,而是已經有了一定系統的流程、方法,去將可定義為資源范圍內的一切進行統一的規劃分配、調度安排等。
接下來,就將分解講講項目資源管理的全過程是如何做的。
第一步:做好資源預算成本推測
想要做好之后的調度安排,我們首先需要清楚想要成功完成當前項目大概需要多少預算成本,其中包括了耗費的時間成本、員工薪資支出、物料消耗等。
這些預算是需要在項目執行前進行預估的,我們可將一些明確的預算支出進行羅列,并參考之前的以前的項目,對另一些資源成本根據以往項目的數據進行參考列出。如此,就可大致推算出在項目上需要耗費的大致成本,從而預測大概需要準備多少資源。
關于預算數據的整理、羅列工作,大家可以運用電子表格去完成,還可以運用現下使用廣泛的項目管理工具直接去做,讓大家的效率時間得到提高。
第二步:管理層面戰略規劃制定
在項目開始初期都是需要制定計劃的,其中就包括了資源管理計劃。不過要注意的是這個前期計劃并不是指具體安排大家如何使用資源,而是更為管理層面的戰略規劃。
項目資源計劃里需要包含執行項目活動所預估的需要使用什么資源以及每種資源的數量。例如,我們在組建項目團隊時,先要通過制定資源計劃來知曉如何識別出合適的人選,這就要求我們規劃出項目成果的實現需要怎樣的職能崗位。
第三步:資源科學調度主要方法
在項目的具體實施執行過程中,我們就需要知道什么時候需要安排好什么樣的資源,這就需要有較為詳細的資源分配計劃。同時根據實際情況,通過項目時間、范圍、可用資源等的變化進行項目資源的實時調度。
關于如何進行資源調度,項目管理中是有較為科學的方法的,包括:關鍵路徑法、評審技術法與快速跟蹤法。
關鍵路徑法是一種用于確定完成項目可能花費的最長時間的方法。列出所有任務,將它們分為關鍵任務和浮動任務來計算日程表,及標明任務之間的依賴關系;并通過確定項目范圍、完成項目所需任務的列表,以及計劃評審技術來創建任務流。而評審技術與關鍵路徑法類似,但它使用加權平均持續時間而不是估算來計算可能的時間框架;需要創建一個任務列表,這些任務之間有依賴關系,包括里程碑和每個任務的預計持續時間。
快速跟蹤是項目經理用來確定哪些任務可以同時處理的簡單調度方法。了解任務之間的依賴關系,就能了解哪些工作需要在其他任務完成之后才能完成。同理,列出至少部分重疊的任務,就可以加速項目的交付。
第四步:評估資源使用合理性
當有計劃與實施方案,我們在進行項目跟蹤時,還需要對資源管理的效果進行及時觀測、評估。根據在項目具體執行過程中產生的數據,大家可以利用工具對其進行分析、整理,用來之后進行數值的類比。
有了數據列表,項目組就可以對業績、指標等進行評估。我們可以根據大家的工作時長、使用與剩余資源等來判斷資源是否被過度使用,亦或還有未被開發之處。有了這樣科學的事實對比,那么項目組就可以將資源管理向充分而又合理的方向再進行調整。
付出才會有收獲,大家進行項目開展也是這樣一個過程,但若是付出超過收獲或者資源被浪費都是對組織利益的損害。所以資源管理是一個復雜且微妙的流程,需要管理者隨時把控好其中平衡,與其它管理環節進行良好配合,才能讓項目成果利益達到最大化。