現在社會上,進行創(chuàng)業(yè)開公司的人相當之多,也就造成企業(yè)的競爭壓力,尤其是一些中小型企業(yè),可謂是在生存線上徘徊。因此,就像缺錢的人會多做工作一樣,有壓力的公司也會拼命多接單子,希望通過多盈利來讓企業(yè)盡快發(fā)展。
如此不少企業(yè)就會出現多個項目并行的情況,不但是項目的時間線有重疊,其中項目團隊的成員們不少也可能橫款好幾個項目。當出現這樣的狀況,如果企業(yè)不能很好的讓項目分別有條不紊的進行,就有可能陷入各個項目全部一團亂麻、混亂不堪,而都不能很好完成目標的得不償失的局面。那么怎樣將并行的多項目管理好,從而讓各個目標的實現得以保障企業(yè)的戰(zhàn)略目標呢?
一、進行項目等級劃分,平衡資源配給
項目因背景、客戶、目標等因素的不同,對實現公司發(fā)展戰(zhàn)略的推進作用不同。公司的資源有限,資源的閑置、沖突,都會造成成本浪費;資源的供給情況,也會直接影響項目進度。因此,通過對項目分級,優(yōu)先保障戰(zhàn)略性項目和優(yōu)質項目的資源配給,對實現企業(yè)戰(zhàn)略目標具有重要意義。
項目分級后,一些方向一致的項目可以組合完成。項目組合的目的,是將為實現戰(zhàn)略目標而進行的多個項目進行集中管理。通過項目組合授權,圍繞項目戰(zhàn)略目標,對組合內的項目進行統(tǒng)一的資源配置,有效平衡短期項目和長期項目的收益與項目目的。
二、排列任務優(yōu)先級,讓項目計劃可依
根據公司戰(zhàn)略目標和項目定位,多項目任務并行情況下,可以對項目任務進行優(yōu)先級排序,優(yōu)先完成重要和緊急任務。
項目內部,優(yōu)先完成影響項目工期的關鍵任務,保障項目進展;團隊之間,優(yōu)先完成具有強制邏輯關系的任務,讓整體任務及時傳遞。
有了優(yōu)先級的劃分,項目計劃的制定也更有據可依。項目計劃,能有效保證項目的穩(wěn)步推進,不打亂仗。編制貼合實際的項目計劃,指導項目工作開展,能有效保障資源到位、規(guī)避風險、保障進度。可根據項目實情,把握計劃的粗細度,不可太寬泛,失去指導實際的意義;也不可太追求精細,不然項目難以按計劃開展。
三、建立標準流程規(guī)范,運用軟件輔助
在項目執(zhí)行期間,通過標準化的建立,確定企業(yè)內部管理的官方語言和評判制度,按成員工作時有章可依。
統(tǒng)一語言,能有效提升公司對各項目的管理溝通效率;規(guī)范流程,本身就是對過往項目經驗的總結,能有效引導各項目順利開展;標準化的文檔和流程,也有利于人才培養(yǎng)和交替。
同樣,團隊間信息共享的及時性很重要。運用軟件工具,建立項目的信息交流和監(jiān)控平臺,能有效減少重復溝通,及時發(fā)現項目問題和風險并作出調整。
同時,充分利用軟件的技術優(yōu)勢,自動對項目計劃進行邏輯計算,實時監(jiān)控項目狀態(tài)并自動提醒,能大大減少項目的管理工作。越是大項目、多項目環(huán)境,軟件工具的價值體現越明顯。
四、減少成員變動,維護團隊穩(wěn)定性
團隊的默契直接影響團隊工作效率,每次的人員調離,都是對團隊默契的傷害。減少不必要的成員變動,對項目順利推進有重要意義。高效的項目團隊,能承擔更多的項目、項目集、項目組合的管理工作,所以應盡可能保持項目團隊的穩(wěn)定性。
個人是團隊的一部分,個人的工作進展和狀態(tài),有可能像蝴蝶效應般對團隊產生巨大影響。及時反饋個人的工作進展,有利于團隊整體的工作安排和調整;良好的溝通,可以從團隊獲取幫助,更好的完成工作。
我們知道,單一的項目管理已經有一定的難度存在了;多項目的管理,主要難點在于企業(yè)層面的資源配比。所謂“僧多肉少”,一旦項目多,資源有限,那么項目組必然陷入資源的爭奪中,這種競爭不算是良性,所以需要企業(yè)進行管控,避免因這種客觀因素造成項目的失敗。