正所謂，萬(wàn)事開(kāi)頭難，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是項(xiàng)目所有參與者的初次匯聚，也是項(xiàng)目的一個(gè)開(kāi)端。其展現(xiàn)的效果好壞，可能直接影響到大家接下來(lái)的工作態(tài)度與情緒，因此，開(kāi)一場(chǎng)成功的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。

　　一、何時(shí)開(kāi)啟會(huì)議?

　　啟動(dòng)會(huì)應(yīng)該在什么時(shí)候召開(kāi)呢?一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理接到任命，已經(jīng)有了明確的目標(biāo)和初步的核心團(tuán)隊(duì)成員后，就可以召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)了。這個(gè)時(shí)候召開(kāi)的啟動(dòng)會(huì)，通常“形式大于內(nèi)容”，只是作為一個(gè)項(xiàng)目的啟動(dòng)標(biāo)志，同時(shí)讓團(tuán)隊(duì)成員知曉項(xiàng)目的目標(biāo)和意義，并獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和資源的支持。

　　二、會(huì)議上應(yīng)做些什么?

　　啟動(dòng)會(huì)的時(shí)間通常都比較短，會(huì)議議題也比較簡(jiǎn)單，一般包括：宣讀管理領(lǐng)導(dǎo)的任命文件，如項(xiàng)目經(jīng)理任命書(shū)或項(xiàng)目章程等;簡(jiǎn)要介紹項(xiàng)目工作情況;介紹參與項(xiàng)目工作的相關(guān)部門及具體的團(tuán)隊(duì)成員;項(xiàng)目涉及部門的領(lǐng)導(dǎo)講話;如果有可能，應(yīng)該盡量邀請(qǐng)更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，并做最后的總結(jié)發(fā)言。

　　內(nèi)容看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上啟動(dòng)會(huì)的作用卻不可低估。通過(guò)這種正規(guī)、嚴(yán)肅的形式，讓團(tuán)隊(duì)成員理解項(xiàng)目的重要性，進(jìn)而認(rèn)識(shí)到自己即將承擔(dān)的工作的價(jià)值和意義，這將有助于調(diào)動(dòng)大家的積極性和主動(dòng)性，同時(shí)也有利于團(tuán)隊(duì)凝聚力的形成與加強(qiáng)。

　　三、應(yīng)與客戶進(jìn)行哪些會(huì)議溝通?

　　對(duì)于很多行業(yè)、領(lǐng)域的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，大量的具體項(xiàng)目活動(dòng)都是由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及協(xié)作單位分別或配合完成的。但是，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，客戶的適度參與，將會(huì)對(duì)工作的執(zhí)行與推進(jìn)起到非常重要的促進(jìn)作用。所以，很多情況下，除了要滿足客戶一方對(duì)工作進(jìn)展信息的需要，在適當(dāng)?shù)那闆r下，還應(yīng)該做好必要的客戶參與活動(dòng)，也就是將客戶拉入我們的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，讓他們參與具體的項(xiàng)目工作活動(dòng)，并承擔(dān)一定的責(zé)任。這既有利于緩解團(tuán)隊(duì)資源緊張的矛盾，還能讓客戶體會(huì)到參與的成就感，進(jìn)而更樂(lè)于促進(jìn)項(xiàng)目工作的推進(jìn)。

　　聯(lián)合召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，就是一種很好的相關(guān)方參與的活動(dòng)。邀請(qǐng)客戶項(xiàng)目對(duì)接人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加啟動(dòng)會(huì)，不但讓客戶一方知曉我們對(duì)該項(xiàng)目的重視程度，同時(shí)也可以讓對(duì)方在第一時(shí)間清楚理解自己在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)該承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。

　　然而，涉及客戶一方在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上的所有安排、計(jì)劃，都必須提前與對(duì)方做好充分的溝通。畢竟甲乙雙方分屬不同的單位，都有各自不同的工作習(xí)慣和計(jì)劃安排。特別是在參會(huì)人員的邀請(qǐng)問(wèn)題上，除了具體的行程、時(shí)間不要出現(xiàn)沖突外，在參會(huì)人員彼此之間的部門利益、甚至個(gè)人關(guān)系等方面，更要做到考慮周全，不能出現(xiàn)疏漏。類似這種細(xì)節(jié)問(wèn)題，僅憑項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人是很難做到規(guī)劃得準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)模@就需要與客戶的項(xiàng)目對(duì)接人做好充分的溝通，包括領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言的順序、講話內(nèi)容的確定等。

　　會(huì)議是一種嚴(yán)肅和正式的溝通形式，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)也代表了項(xiàng)目人事上的正式確認(rèn)，能讓大家開(kāi)始清楚團(tuán)隊(duì)接下來(lái)要做什么，自己屬于誰(shuí)管。因此，一場(chǎng)成功的啟動(dòng)會(huì)是讓成員們各司其職的開(kāi)始，也是項(xiàng)目成功運(yùn)轉(zhuǎn)的開(kāi)始。