在整個項目的執(zhí)行過程中,項目成本監(jiān)控是指監(jiān)控項目預(yù)算的變更并及時調(diào)整以達(dá)到成本控制目的的過程。具體是指定期性、經(jīng)常性地檢查項目實際支出的費用,采用一定的方法對費用的計劃值和實際值進(jìn)行動態(tài)的分目標(biāo)、多層次的比較分析,如果發(fā)現(xiàn)偏差,要及時采取糾偏措施——包括經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、合同、組織管理等綜合措施,防止不正確、不合理的或未經(jīng)核準(zhǔn)的費用變更納入費用預(yù)算計劃中,以使項目的費用目標(biāo)能最大限度的實現(xiàn)??梢哉f,項目成本監(jiān)控的主要任務(wù)是監(jiān)視項目成本支出,尋找其與計劃值之間的正負(fù)偏差,分析原因和采取措施,確保項目朝著對監(jiān)控方有利的方向發(fā)展。但是項目的成本監(jiān)控必須與其他監(jiān)控過程綜合考慮,如項目的質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、范圍監(jiān)控等,不能因為過分強(qiáng)調(diào)成本監(jiān)控而忽視了其他方面,如過分地縮減成本會引起項目質(zhì)量下降、工程不能按期完工等問題。項目成本監(jiān)控具有以下六個特點。
(1)項目成本監(jiān)控的被控對象一般存在多種發(fā)展的可能性。由于項目本身的復(fù)雜性以及外界條件的影響,使得成本監(jiān)控的監(jiān)控目標(biāo)可以朝不同方向發(fā)展。如果被監(jiān)控的對象僅有向一個方向發(fā)展的可能性,也就不需要進(jìn)行監(jiān)控了。
(2)項目成本監(jiān)控對價值運(yùn)動實施直接監(jiān)控,而對非價值運(yùn)動實施間接監(jiān)控。因此,凡是能用貨幣表現(xiàn)的生產(chǎn)耗費都是成本管理所要反映和監(jiān)控的對象,實行直接監(jiān)控。項目的實施除能用貨幣表現(xiàn)的價值活動外,還有些活動并不完全與價值活動有關(guān)。如人事管理、生產(chǎn)計劃、調(diào)度等,可實行間接監(jiān)控。
(3)項目成本監(jiān)控貫穿整個實施過程。項目實施中所涉及的任何價值轉(zhuǎn)移,都包括在成本監(jiān)控的范圍之內(nèi)。
(4)項目成本監(jiān)控一般是在事中進(jìn)行。項目成本監(jiān)控活動主要是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行當(dāng)中實施,通過成本監(jiān)控使得項目的發(fā)展運(yùn)行于預(yù)先所確定的軌道上,而不至于脫離目標(biāo)。
(5)項目成本監(jiān)控活動需要項目團(tuán)隊各個部門的通力協(xié)作。實施成本監(jiān)控不能只依靠會計部門的努力,成本監(jiān)控涉及各個部門,制訂的各項指標(biāo)和措施,需要各部門的人員通力合作來完成。
(6)由于項目管理通常是一次性行為,它的管理對象只有一個項目,且隨著項目建設(shè)的完成而結(jié)束其使命。項目成本監(jiān)控的目的就是實現(xiàn)成本計劃,降低項目成本,把影響項目成本的各種成本監(jiān)控在成本計劃和成本標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi),并盡可能地使耗費達(dá)到最小,確保項目朝著有利的方向發(fā)展。然而除了監(jiān)控成本支出以外,還必須增加項目預(yù)算收入,因為只有在增加收入的同時節(jié)約支出,才能提高項目成本監(jiān)控水平。