現在的項目形式多樣，規模有大有小，項目管理者在很多時候愈加吃力，需要相關軟件工具來處理與輔助。而在大家挑選項目管理的過程中，需要注意這些基本要求。

　　1、加強團隊信息交流

　　項目的開展就是一個團隊共同完成的一個目標的過程，適時、順暢的溝通，在項目實施或開發的過程中是必須的。

　　那么，項目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協作功能，如把你的項目進度用圖表的方式導出。參與項目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關指示或訊息。這些功能讓團隊成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個信息頻道，不會各干各的，不了解互相進度。

　　2、資源合理利用

　　資源可以是物質(如設備)或者勞動力(你的團隊)，也可以是支出(每個資源的成本)。因此，當項目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價值在于能夠幫助項目管理人分配任務，還能計算支出。

　　每個項目經理在設置資源的時候都會考慮到成本問題，他會意識到整個項目的成本和各部分占用的資源是否恰當。因此，在項目管理過程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個企業成本的節省。

　　3、任務之間相互關聯

　　雖然實現項目的目標通常需要不斷完成一些階段目標來得以實現，但這些階段目標絕不是獨立存在的，各階段任務是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優秀工具都提供任務關聯功能。絕大多數的工具允許你通過幾次點擊和拖放來實現關聯功能，重要事件功能用于沿著時間線在項目中標記重要的或其他特定的點。如果一個里程碑項目(重要事件)臨近，那么，攻克這個重要事件將使你的項目朝著正確的方向前進。

　　4、評估工作結果

　　工作評估功能可以提供項目經理計劃工作進度和實際工作進度之間的評估和分析。有些項目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計算的，所以項目經理必須手動完成這個操作。選擇一個帶有評估功能的項目開發工具會對你有監督作用。

　　5、監控未知風險

　　沒有一個項目不存在風險，不可預見的情況會發生在發展的各個階段。通常，不可預見的發展產生的是消極的影響，但是有時候也會出現積極影響。無論如何，不可預見的情況和風險影響任務的持續時間、進度、期限、預算、參與者等等。如果你從事一個長期而復雜的項目，風險管理這個功能是必須的。因此，為了避免不可預見的支出、項目占用時間太長、業績質量下降，任何管理者都應提前計算所有風險，這個功能是你的項目管理工具必須要有的。

　　工具是為人服務的，因此，在項目管理過程中，我們最應該根據自己的需要與使用感受來選擇自己適合的軟件工具，以此真正提高我們的工作效率，降低企業風險。