任何項目都有風險,由于項目中總是有這樣或那樣的不確定因素,所以無論項目進行到哪個階段,無論項目的進展多么順利,隨時都會出現風險,進而產生問題。(摘自《PMBOK指南》)
熟練掌握項目風險管理流程是項目管理者有效進行項目管理的基本技能之一。它可以幫助項目管理者有效地識別在項目實施過程中可能出現的問題,并提前做好應對方案保證項目順利進行,能夠有效提高項目成功幾率,是保證項目能夠順利進行的重要環節。
下面我們就來講一講在項目管理過程中如何做好風險管理。
一、項目風險管理的概念
在了解風險管理之前,我們首先要知道“風險”本身意味著什么。
在項目管理知識體系(PMBOK )指南中,項目風險被定義為“會對項目產生一定影響的不確定事件或狀況。”在這里值得注意的是,大多數人可能認為風險本質上只是負面的,但PMI定義的“風險”一詞也可以用來描述對項目最終結果的積極影響,這兩種不同類型的風險(正風險和負風險)通常分別稱為“機會”和“威脅”。
如果可以在項目生命周期的早期發現“機會”并加以有效利用,便可以顯著改善項目的最終結果。相反,如果疏忽“機會”或發現過遲,則無法利用其有益影響。因此,為了抓住“機會”,有效降低項目成本或增加項目成功率,在項目初期進行項目風險排查至關重要。同樣,也必須盡早發現威脅,以確保項目成功。如果發現得太晚,威脅最終可能會使項目完全脫軌,導致項目范圍發生重大變化,資源大量損失,甚至直接導致項目失敗。
所以,擁有一個能夠識別和監視這些風險的流程對于防止項目失敗以及進一步改善項目的最終結果至關重要,此過程也就是“項目風險管理流程”。
二、項目風險管理的過程
我們可能不確定某個事件是否可能發生,包括如果它真的發生了,會帶來什么后果?不確定性是風險的核心。所以,項目的風險管理過程一般會包括以下階段:
1、風險識別
風險管理過程的第一步是在項目生命周期的早期識別風險。將項目存在的不確定性風險轉變為明確的風險陳述。根據以往項目風險資料庫、項目進行過程中發生的重要事件、定期會議以及經驗交流等方式對項目進行過程中可能存在的風險進行識別明確。盡管在大多數情況下我們都無法預測項目的每一個風險,但列舉識別項目每個階段的各個威脅和機遇可以幫助我們盡早發現與解決風險。
2、風險分析
風險分析的主要目標是確定風險的優先級,根據公司對風險級別的劃分對項目進行風險評定。
3、風險應對計劃
根據所涉及的風險,將按優先級排序的風險轉變為風險應對計劃,公司根據風險分析結果制定相應的風險應對措施。
4、風險監控、總結
一旦計劃階段完成并且實際啟動了項目,項目經理通常會花費大部分時間密切監視所涉及的風險。在此階段中,必須始終牢記風險觸發因素,在每次更改項目范圍或軌跡后都應做好風險處理過程記錄及總結。
三、信息化工具的應用
在信息化技術日益成熟的今天,相較于以往傳統的表格式風險管理,項目管理系統的引用也是解決了項目風險管理的不少難題。合理的利用信息化工具,可以大幅提高管理效率,提升企業的整體管理水平。
有效的風險管理是導致項目成功或失敗的關鍵因素,對項目風險進行認真分析和科學管理,才能“逢兇化吉”,避開不利因素,取得預期的結果并實現項目目標。