在使用軟件輔助數據化辦公前，企業的辦公模式基本處于，手動編輯統計表格，形成相關報表發送。因此總會衍生出許多問題，如信息傳遞或分享不及時;數據更新不是最新的，甚至出現誤差;人員較多，相關線下管理跟不上等。有需要就會有誕生，項目管理系統漸漸應運而生，經過不斷進步，成為現今企業普遍的使用工具;而項目軟件也確實為企業帶來了超出預期的便利。
1.企業管理者可以通過項目管理軟件快速了解旗下有多少正在進行的業務，分別進展到了哪一步，完成質量是否合格;員工是否遇到困難，是否需要公司調配資源幫助等。
2.通過軟件可以對每個項目的成本預算，進出帳等財務狀況一目了然;對于對外合作的資金到賬進度也完全了解，完全掌握公司的財政信息，方便合理調用。
3.及時沒有隨時參與也能實時了解項目各個子任務的負責人、時間節點等，能清晰掌握各個負責人工作完成進度、能力問題，加強對人才的把控。
4.實時監控項目成本預算于收益的走向，隨時進行數據對比，能對自己及時形成預警，讓企業規避風險。
5.知曉自己公司所有資源的調配使用情況，宏觀把控資金、人力等，對公司的大方向發展有著有力支持。
6.及時了解公司所有需要審批的項目流程動態，觀察有無環節影響項目進度，實時督促調整。
項目管理系統所具備的實際使用功能自然是更全面的，它相當于為企業建立了一個龐大的數據信息庫，便于企業隨時調用，順利讓項目成功完成。